Tips för ett bättre Ledarskap och en framgångsrik Projektledning

Att lyckas som ny chef

2009-10-27T17:48:00.008+01:00

När du är ny i rollen som chef så kommer du att möta frågeställningar och förväntningar som kan kännas ovana. Oavsett om du kommer från en tidigare befattning i samma organisation eller om du kommer utifrån till en ny miljö så får du plötsligt krav på dig att lyckas med frågor som du tidgare kanske inte kommit i kontakt med.

Krav från dina nya chefer, från underställda medarbetare och kanske även från tidigare kollegor kan ställa till det. Dina tidigare arbetskamrater kommer förmodligen att ha fått en ny syn på dig och på din roll. Att få en bra start i en ny chefsroll är därför en stor utmaning. Du får därför här några tips om hur du ger dig själv bästa möjliga start i ditt nya ledarskap.

Hitta din egen balans. En vanlig fälla som nya chefer hamnar i är när man blir chef över sina tidigare arbetskamrater. Över en natt ska du byta ett kompisskap mot ett ledarskap. Du har troligtvis fått en bättre lön och kanske nu även ingår i en ledningsgrupp. Att då fortfarande vara en i gänget är något som ofta är lättare sagt än gjort. Använd ditt sunda förnuft för att hitta balansen mellan att vara chef och att vara kollega. Var redan inledningsvs tydlig mot din nya grupp om vilka krav du har och vad som förväntas av dem. Var också medveten om att du nu är en av dem som kollegorna kommer att ha åsikter om.

Väx in i din nya roll. Stressa inte fram ett resultat. Som ny chef är det lätt att känna krav och uppleva press på att du måste visa snabba resultat med sin nya grupp. Men det är inte otroligt att du är den enda person som känner att du behöver prestera omedelbart. När en ny chef tillsätts räknar man oftast med att det kommer att ta en viss tid innan resultaten synns. Det är därför viktigt att både du själv och dina medarbetare får chansen att komma in i den nya organisationen, att sätta upp era egna mål och att börja arbeta efter dem.

Delegera direkt. Desto tidigare du inser att din huvudsakliga roll nu är en generalistroll (möjligen till skillnad från en tidigare specialistroll) desto bättre och snabbare resultat kommer du och din grupp att visa. Du har nu förhoppningsvis ett team av specialister till ditt förfogande och som är din uppgift att leda rätt. För du ska ha en chans att ansvara för att din grupp levererar så är det mycket viktigt att du inte hamnar i fällan att göra allt själv. Undvik detaljerna och se till helheten och målen!

Skaffa dig ett bollplank. Som nybliven chef kommer du med jämna mellanrum att hamna i situationer där svåra frågeställningar ska lösas. Frågor som kan kännas ovana, obekväma och som det inte behöver finnas självklara svar på. Se till att ha en mer erfaren chef, en coach eller en mentor i din närhet. En person som du kan diskutera och jämföra problem med och söka eget stöd i svåra och besvärliga situationer.

Utnyttja styrkan i ditt team. Det är lätt att känna att man som ny chef själv ska sitta inne med alla svar. Gör inte det! Om du känner att dina medarbetare är krävande och ofta vill ha svar på frågor så är det vanligen endast ett behov av bekräftelse. Många av dem sitter i de flesta fall själv inne på svaret men behöver stöd och uppmuntran i sina egna beslut. Se därför till att dra nytta av din grupps samlade kunskaper och erfarenheter för att ni tillsammans ska fatta de bästa besluten.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om chef och ledarskap kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Ledarskap - Ny som chef

Ledarskap för projektledare

Chef- och Ledarprogrammet

Att leda i förändring - Kurs i förändringsledning

Personlig kommunikation

Personlig effektivitet

Fler kurser i ledarskap

Skapa rätt förutsättningar för ditt projekt

2009-08-25T17:15:00.010+02:00

Projekt som arbetsform är bra då du behöver få komplexa uppgifter utförda med rätt resultat, till rätt kostnad och i rätt tid. Dessa tre hörnstenar ligger som grund för alla projekt och det är du som projektledare som har till uppgift att uppfylla dem. Men hur gör vi i praktiken? Till en början med så behöver vi ha rätt grund för våra projekt.

För att du ska ha en rimlig chans att driva dina projekt i mål så är det viktigt att förutsättningarna är de rätta. Otydliga mandat, nedprioriterade uppgifter och oklara målsättningar får automatiskt negativa effekter på resultatet. Du får därför här några praktiska tips på hur du, genom en effektiv projektledning, ger ditt projekt bästa möjliga start.

Brinn för ditt uppdrag. Bara för att du blir tillfrågad om att vara projektledare så är det inte självklart att du behöver tacka ja. Du kanske har kunskaper, prioriteringar eller intressen som gör att det finns andra personer som är bättre lämpade för uppgiften. Fundera i förväg igenom vad som ger dig stimulans i uppdraget och varför just du är den som är bäst lämpad för att genomföra den. Ställ frågor till din beställare om vilka förväntningar, krav och målsättningar som gäller för just detta projekt och för din roll.

Få med projektets intressenter. Alla projekt har ett antal olika intressenter och oftast är de fler än de vi direkt kommer att tänka på. Fundera i förväg igenom vilka dessa är och vilket intresse de har i det resultat som projektet ska uppnå. Vem och vilka berörs av ditt projekt? Vem ska bidra med resurser och vem ska ta emot resultatet av projektet? Vem är beställare och vem kan bidra med specialkunskaper? Identifiera alla intressenter i förväg innan projektet startar och se till att de är informerade och delaktiga i planer och målsättningar. Om de inte visar tillräckligt intresse så är det din uppgift att marknadsföra projektet så att även de brinner för resultatet. Se därefter till att informera dem löpande under projektets gång och hålla deras intresse vid liv. Har du intressenterna med dig från början så har du kommit en bra bit på väg mot ett framgångsrikt genomförande av projektet.

Tydliggör ditt mandat och din roll. En av de vanligaste fallgroparna inom projektledning är att roller och mandat inte är tillräckligt tydliga. Som projektledare bör du innan du tackar ja till uppdraget förankra och klargöra ditt mandat med beställaren. Se till att samtidigt ställa krav på delaktighet från styrgrupp, beställare och resursägare, det är deras uppgift att ge dig förutsättningar för att få projektet i mål. Återkoppla därefter ofta till dem under projektets gång och för en tät dialog. Är du osäker på ditt mandat eller tycker att du inte får tillräcklig frihet; tacka nej till uppdraget. Om ditt uppdrag är som projektmedlem så är det projektledaren du främst ska klargöra din uppgift och ditt mandat med. Är spelreglerna tydligt satta från första början så undviker du onödiga missförstånd och ni kan skapa en enhetlig målbild.

Svetsa samman gruppen. En av de saker som gör projektet unikt som arbetsform är dess tillfälliga karaktär. På kort tid ska nya människor fungera tillsammans och ofta fatta svåra beslut. Vid längre projekt finns även en isoleringsrisk där projektmedlemmarna tenderar att tappa kontakten med övriga organisationen. Det är därför viktigt att skapa en "vi-anda" i gruppen där ni tar fram gemensamma målsättningar och har en tydlig rollfördelning. Sätt era och projektets mål tillsammans, planera en kick-off, gör "lära känna-övningar", ifrågasätt om du inte förstår eller om du inte håller med, arbeta aktivt med er interna kommunikation etc. När du har den starka projektgruppen i ryggen så kan du sedan marknadsföra projektet gentemot övriga organisationen och har lättare att skapa ett intresse för det ni ska uppnå.
Håll kaoset i ordning. Att arbeta i projekt innebär att i mindre eller större utsträckning arbeta ständigt arbeta i kaos. Nya förväntningar och krav kommer från olika håll. Brist på resurser påverkar planering och tidsmål. Nya prioriteringar och direktiv uppstår lätt och intresset från övriga organisationen förändras över tiden. Det är också vanligt att projektgruppen förändras allt eftersom projektet når nya faser. Allt detta är projektets vardag och ska vara så. Men ju bättre förberedd du är på förändringarna och ju bättre struktur du har i kaoset, desto lättare har du att anpassa dig efter dem. Arbeta därför aktivt med flexibla planer, anpassad kommunikation och löpande uppföljning. Som projektledare är det viktigt att skapa struktur i projektet men utan att förlora sig i detaljer.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om att leda projekt och projektgrupper kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Att leda projekt - Kurs i praktisk projektledning
Ledarskap för projektledare
Projektprogrammet
Att leda i förändring - Kurs i förändringsledning
Personlig kommunikation

Fler kurser i projektledning

Om att presentera... och nå fram.

2009-06-27T13:12:00.010+02:00

Ska du hålla ett viktigt tal eller en avgörande presentation? Behöver du få med dig beslutsfattare på dina idéer eller är det bröllopstalet som lurar i vassen? När vi gör presentationer för saker som vi brinner för (eller om vi till varje pris vill undvika att göra bort oss inför brudparet) så finns det knep att ta till för att lyckas. Att ha idéer är nämligen en sak, att få med dig andra personer på dem är en helt annan.

Många är vi som har fått stora skälvan av blotta åtanken att tala inför en okänd grupp människor. Andra stimuleras av utmaningen att få igenom sina idéer. Oavsett om det rör sig om en företagspresentation, ett kundmöte eller ett bröllopstal så finns det knep för att få dina åhörare med dig. Med en genomtänkt presentationsteknik och retorik så kommer du långt. Men först och främst så bör du förbereda din presentation eller ditt tal. Du gör det i fem enkla steg.

Sätt upp mål för din presentation. Gör klart för dig själv vad presentationen ska leda till och vad det är som du egentligen vill ha fram. Skriv ned. Är det teamet av medarbetare som du vill informera om höstens aktiviteter så kräver det en form av upplägg. Är det de viktiga kunderna som slutligen ska bestämma sig för företagets produkt så kräver det en annan. Talet på bröllopet kräver ett tredje. Genom att tydliggöra ditt önskade resultat så får du lättare att disponera ditt upplägg.

Var en mästare på ditt ämne. De tre viktigaste faktorerna för ett lyckat framförande är förberedelse, förberedelse och förberedelse. Först när du kan ditt ämne utan och innan så har du möjlighet att slänga ditt manus och dina stolpar (det både hörs och syns när du läser innantill, tro ingenting annat). Först då kan du slappna av i ditt framförande. Du som känner nervositet kan då också med en större trygghet luta dig tillbaka mot din förberedelse. Pröva gärna att testa din presentation i förväg, det är ett bra sätt att se att den faktiskt fungerar. Testa på kollegor, familjemedlemmar eller någon annan som är utanför din direkta målgrupp. Om de förstår och tar till sig ditt budskap så gör definitivt dina blivande åhörare det också.

Lär känna din målgrupp. Skaffa dig information om vilka dina åhörare är och vilka intressen de har i det som du ska säga. Genom att ha kunskap om din målgrupp så har du möjlighet att rikta in din presentation till det som de verkligen vill veta (vilket nödvändigtvis inte är samma sak som det du har tänkt säga). Är dina lyssnare en homogen grupp vad gäller kunskaper och intressen eller skiljer de sig åt? Om de känns väldigt olika så kanske du, om du har möjlighet, ska dela upp gruppen och göra två separata presentationer istället för en?

Var intressant. Det kan naturligtvis låta närmast banalt att säga att en talare ska vara intressant. Det låter som en självklarhet men är lättare sagt än gjort. Avgörande för hur du lyckas med ditt framförande är att du hela tiden kommer ihåg vad dina lyssnare vill ha svar på och varför just du har fått förmånen att tala till dem. De flesta människor har nog upplevt att tankarna har smugit iväg till något annat under ett tal eller en presentation. Även om vi egentligen tycker att både ämnet och talaren är intressant så minns vi efteråt väldigt lite utav det som har sagts. Handen på hjärtat, hur många namn kommer du egentligen ihåg efter ett mingel med nya bekantskaper? Förklaringen till detta är ett stort informationsflöde i kombination med den mänskliga oförmågan att koncentrera oss på mer än en sak i taget. Vi måste som talare därför vara mer intressanta än våra lyssnares egna tankar. Ett sätt att göra detta är att inte komma med alla lösningar själv. Bjud in dina åhörare till diskussion och hör vad de tycker. Genom att skapa engagemang och aktivitet så har du större chans att fånga dina lyssnares uppmärksamhet och skingra deras sidotankar.

Vässa din inledning. Lägg ditt krut på att få till en riktigt bra inledning. Precis som när vi träffar nya personer så avgör det första intrycket hur vi ställer oss till det som presenteras för oss. Inledningen är därför ett av de viktigaste verktygen som du har. Tanken är att den ska locka till att vilja höra mer. En gyllene regel är att börja med en sammanfattning av det mest intressanta för att sedan rikta in sig på detaljer. Börja din presentation med de frågor som du känner till att din publik vill ha svar på (detta vet du ju nu eftersom du har gjort din hemläxa och förberett dig). Gå igenom de frågorna på ett övergripande sätt och bryt sedan ned dem i mer precisa frågeställningar. Med en sådan disposition så skapar du både ett igenkännande och ger dina åhörare något att se fram emot i hela presentationen.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om presentationsteknik, retorik och kommunikation kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Att presentera och övertyga - Kurs i presentationsteknik och retorik
Personlig kommunikation - Kurs i effektiv kommunikation
Förhandlingsteknik - Kurs i förhandling och kommunikation
Kurser i kommunikation

Om att sätta mål... och nå dem.

2009-06-15T16:36:00.011+02:00

Att skriva ned sina målsättningar är ett bra sätt att tydliggöra vad vi vill uppnå. Oavsett om vi agerar i rollen som chef, projektledare, säljare, fritidsstugeägare eller knattelagets coach så ger målen oss ett viktigt verktyg. Vi ges möjlighet att få rätt saker gjorda, på rätt sätt och i rätt tid. Att formulera målen är emellertid en sak, men hur gör vi sedan när vi ska nå dem?

Det kan vara lättare sagt än gjort. Många är vi som sett deadlines försvinna med raketfart och drömmar som stannat vid just drömmar. För att vi ska ha en möjlighet att lyckas med våra mål så är det först och främst viktigt att göra dem SMARTA (Specifika, Mätbara, Avgränsade, Relevanta, Tidsbestämda och Attraktiva). Men det räcker inte om vi inte även agerar smart. Här får du därför några konkreta tips på hur du faktiskt uppnår det du vill.

Formulera behovet tydligt. Ställ dig själv frågan; Varför är detta viktigt för mig? Skriv ner ditt svar på ett papper. Lägg det sedan ifrån dig. Upprepa frågan om igen efter några dagar när du har gett dig själv tid att smälta och fundera. Gör detta några gånger tills du känner att svaret på din fråga är självklar och tydlig. Troligtvis har du ändrat ditt svar några gånger. Det är därför bra att ge din målformulering lite tid att mogna.

Skapa magnetiska mål. Ett bra mål är attraktivt att uppnå. Det ska vara som en magnet som hela tiden drar dig till sig. Identifiera vad du kommer att vinna på att uppnå målet innan du börjar arbeta. Detta hjälper dig att skapa en större attraktion och gör målet roligare att arbeta mot. Det gör troligen också att ditt resultat blir bättre.

Ge dig själv en utmaning. En av historiens mest kända konstnärer, Michelangelo, uttalade enligt sägen de kloka orden: "Den stora faran för de flesta av oss är inte att vi sätter vårt mål för högt och missar, utan att vi sätter det för lågt och når det". Gör dina mål utmanande att nå. Genom att sätta målen högt så kommer du att prestera bättre och bättre för varje gång. Glöm bara inte bort att göra målen realistiska. För högt satta mål som aldrig uppnås är vare sig motiverande eller ger bra resultat.

Skapa delmål. Sätt upp tydliga och mätbara delmål på vägen, datum då du ska ha nått ett visst resultat. Genom dina delmål så kan du kontinuerligt stämma av mot huvudmålet. Det hjälper dig även att vara mer flexibel eftersom du alltid vet var du står och vad som krävs av dig för att lyckas. Glöm bara inte bort att även göra dina delmål SMARTA.

Prioritera mellan dina åtaganden och mål. Ha inte för många bollar i luften samtidigt. Genom att prioritera mellan dina åtaganden så hjälper du dig själv att avgöra vilka mål som är viktigast att uppnå. Var ärlig mot dig själv när du prioriterar, du ska ju faktiskt hinna med att göra de saker som behövs. Även om dina mål är både realistiska och utmanande så kanske det inte är realistiskt att tro att du ska kunna arbeta med allt för många mål samtidigt.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om målsättning, planering och prioritering kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Praktisk projektledning
Ledarskap - Ny som chef
Ledarskap för projektledare
Personlig effektivitet
Kurser i personlig utveckling
Kurser i projektledning

Effektivitet i arbetet

2009-05-26T12:56:00.013+02:00

Många av oss ägnar mycket tid åt att planera, göra saker flera gånger, leta efter information, kolla mailen stup i kvarten etc. Ett sådant arbetssätt blir sällan effektivt och vi åstadkommer därmed ett sämre resultat än vad vi är kapabla till.

Men hur gör vi för att undvika effektivitetsfällorna? Hur får vi effektivitet i vår vardag utan att för den skull skapa en hög stressnivå. Hur hanterar du höga krav på prestation och ändå presterar efter förväntningarna. Här får du några korta och praktiska tips på hur du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.

Hantera din utkorg. När vi talar om effektivitet i vårt arbete så fastnar vi ofta i att vi ska hantera vår inkorg. Det vill säga endast läsa inkommande mail en gång och vid bestämda tidpunkter. Men det är lika viktigt att hantera din utkorg. Genom att försöka att låta varje mail endast innehålla ett ärende så blir det lättare både för dig som avsändare och för mottagaren att läsa och att agera på ditt budskap. Du ger dessutom mottageren en bättre möjlighet att arkivera mailet på rätt ställe. Har du flera ärenden som du vill förmedla eller ha svar på? Skriv ett mail till!

Planera dina insatser efter dagsformen. Vi har alla toppar och bottnar när vi presterar olika bra. Genom att ta tag i svåra uppgifter när du känner att din kapacitet är hög så ger du dig själv bättre möjligheter att åstadkomma resultaten som du önskar. Försök på samma sätt ta de lättare uppgifterna när kapaciteten/energin är lägre. På så sätt får du lättare att hålla fokus på dina viktiga uppgifter och undviker att din koncentration åker berg- och dalbana under dagen.

Är det viktigt eller bråttom? Fråga dig själv inför varje uppgift om den är viktig eller bråttom. Vi tenderar ofta att fokusera på insatser som vi upplever som både viktiga och bråttom. Detta ger oss sällan det bästa resultatet som går att uppnå eftersom vi är ute i sista stund. Vi kommer dessutom att leva under konstant press och stress. Försök istället att fokusera på de uppgifter som är viktiga men som nödvändigtvis inte behöver vara klara ”igår”. Med sådana uppgifter har du tid att påverka resultatet och därmed uppnå kvalitet i ditt arbete. Ställ dig även frågan om uppgiften egentligen är så viktig som du upplever den. Om uppgiften inte är viktig; skall du göra den över huvudtaget? Vad skulle inträffa om du prioriterar ned den eller inte utför den alls?

Skapa utrymme i din kalender. Planera in högst 50-60% av din tid i almanackan. Det är viktigt att kunna lägga undan tid för akuta ärenden, reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt arbete. Om du planerar in en fulltecknad kalender så kommer du snart att utöka din arbetstid till kvällar och helger för att hinna med ”allt det andra”.

Vem är med och varför? Var noga med att endast kalla de personer som verkligen behöver vara med på olika möten. Vi bjuder ofta in personer till möten "för säkerhets skull", för att visa oss duktiga, av gammal vana, för att inte såra etc. Att minska onödig mötestid är inte endast ett sätt att skapa effektivitet i ditt eget arbete, det är också att visa respekt för dina medarbetare och deras kalendrar.

----------------------------------------------------------------------------

Mer om effektivitet, planering, prioritering och delegering kan du träna och utveckla i kursen Personlig effektivitet.