Så ger du dig rätt förutsättningar i ditt projekt

Projekt som arbetsform är bra då du behöver få komplexa uppgifter utförda och behöver nå rätt resultat, till rätt kostnad och i rätt tid. Dessa tre hörnstenar ligger som grund för alla projekt. Och det är du som projektledare som har till uppgift att uppfylla dem. Men hur gör vi i praktiken? Till en början med så behöver vi ha rätt grundförutsättningar för att driva våra projekt.

För att du ska ha en rimlig chans att leda dina projekt i mål så är det viktigt att förutsättningarna är de rätta. Otydliga roller, nedprioriterade uppgifter och oklara målsättningar får automatiskt negativa effekter på projektets resultat. Du får här några praktiska tips på hur du, genom en effektiv och genomtänkt projektledning, ger ditt projekt bästa möjliga start.

1. Brinn för ditt uppdrag. Bara för att du blir tillfrågad om att leda ett projekt så är det inte självklart att du behöver tacka ja. Du kanske har kunskaper, prioriteringar eller intressen som gör att det finns andra personer som är bättre lämpade för uppgiften. Fundera i förväg igenom vad som ger dig stimulans i uppdraget och varför just du är den som är bäst lämpad för att leda just detta projekt. Ställ frågor till din beställare om vilka förväntningar, krav och målsättningar som gäller för projektet och hur hen ser på din roll.



2. Få med projektets intressenter. Alla projekt har ett antal olika intressenter och oftast är de fler än de vi direkt kommer att tänka på. Fundera i förväg igenom vilka dessa är och vilket intresse de har i det resultat som ditt projekt ska uppnå. Vem och vilka berörs av ditt projekt? Vem ska bidra med resurser och vem ska ta emot resultatet av projektet? Vem är beställare och vem kan bidra med specialkunskaper? Identifiera alla intressenter i förväg innan projektet startar och se till att de är informerade och delaktiga i projektets planer och målsättningar. Om de inte visar tillräckligt intresse så är det din uppgift att marknadsföra projektet så att även de brinner för det önskade resultatet. Se därefter till att hålla projektets intressenter informerade under projektets gång. Har du intressenterna med dig från början så har du kommit en bra bit på väg mot ett framgångsrikt genomförande av projektet.



3. Tydliggör ditt mandat och din roll. En av de vanligaste fallgroparna inom projektledning är att roller och mandat inte är tillräckligt tydliga. Som projektledare bör du innan du tackar ja till uppdraget förankra och klargöra ditt mandat med beställaren. Se till att samtidigt ställa krav på delaktighet från styrgrupp, beställare och resursägare. Det är deras uppgift att ge dig de rätta förutsättningarna för att få projektet i mål. Återkoppla ofta till dem under projektets gång och för en tät dialog. Om du har rollen som projektmedlem så är det projektledaren du främst ska klargöra din uppgift och ditt mandat med. Är spelreglerna tydligt satta från första början så undviker du onödiga missförstånd och ni kan skapa en enhetlig, realistisk och relevant målbild.



4. Svetsa samman gruppen. En av de saker som gör projektet unikt som arbetsform är dess tillfälliga karaktär. På kort tid ska nya människor fungera tillsammans och ofta fatta svåra beslut. Vid längre projekt finns även en isoleringsrisk där projektmedlemmarna tenderar att tappa kontakten med övriga organisationen. Det är därför viktigt att skapa en "vi-anda" i gruppen. Se till att ni tar fram gemensamma målsättningar och har en tydlig rollfördelning. Formulera era egna och projektets mål tillsammans, planera en kick-off, gör "lära känna-övningar", ifrågasätt om du inte förstår eller om du inte håller med, arbeta aktivt med er interna kommunikation etc. När du har den starka projektgruppen i ryggen så kan du sedan marknadsföra projektet gentemot övriga organisationen och har lättare att skapa ett positivt intresse för projektets målsättningar.



5. Håll kaoset i ordning. Att arbeta i projekt innebär alltid att i mindre eller större utsträckning arbeta i ständigt kaos. Nya förväntningar och krav kommer från olika håll. Brist på resurser påverkar din planering och projektets tidsmål. Nya prioriteringar och direktiv uppstår lätt och intresset från intressenter förändras över tiden. Det är också vanligt att projektgruppen förändras allt efter det att projektet når nya faser. Allt detta är projektets vardag och ska vara så. Men ju mer förberedd du är på förändringarna och ju bättre struktur du har i kaoset, desto lättare har du att anpassa dig efter dem. Arbeta därför aktivt med flexibla planer, anpassad kommunikation och löpande uppföljning. Som projektledare är det viktigt att skapa struktur i projektet utan att förlora sig i detaljer.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om att leda projekt och projektgrupper kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Att leda projekt - Kurs i praktisk projektledning
Ledarskap för projektledare
Projektprogrammet
Att leda i förändring - Kurs i förändringsledning
Personlig kommunikation

Fler kurser i projektledning

Få en bra start när du är ny som chef

När du är ny i chefsrollen så kommer du att möta frågeställningar och förväntningar som kan kännas ovana. Oavsett om du kommer från en tidigare befattning i samma organisation eller om du kommer utifrån till en ny miljö så får du plötsligt krav på dig att lyckas med nya och kanske främmande frågeställningar.

Krav från din nya chef, från underställda medarbetare och kanske även från tidigare kollegor kan ställa till det. Dina tidigare arbetskamrater kommer att få en ny syn på dig och på din roll. Att få en bra start i din roll som ny chef är därför en utmaning. Du får här några tips om hur du ger dig själv bästa möjliga start i ditt nya ledarskap.

1. Hitta din egen balans. En vanlig fälla som nya chefer hamnar i är att bli chef över sina tidigare arbetskamrater. Över en natt ska du byta ett kompisskap mot ett ledarskap. Du har troligtvis fått en bättre lön och kanske nu även ingår i någon form av ledningsgrupp. Att då fortfarande vara en i gänget är något som är lättare sagt än gjort. Använd ditt sunda förnuft för att hitta balansen mellan att vara chef och att vara kollega. Var redan inledningsvis tydlig mot din nya grupp och dina medarbetare om vilka krav du har på dem och vad som förväntas. Var även medveten om att du nu är en av dem som kollegorna kommer att ha åsikter om. Både positiva och negativa sådana.



2. Väx in i din nya roll. Stressa inte fram ett resultat. Som ny chef är det lätt att känna krav på att du måste visa snabba resultat med sin nya grupp. Men det är troligtvis så att du är den enda person som känner pressen och att du behöver prestera omedelbart. När en ny chef tillsätts räknar man oftast med att det kommer att ta en viss tid innan resultaten är synliga. Det är därför viktigt att både du själv och dina medarbetare får chansen att komma in i den nya organisationen. Sätt upp era gemensamma mål i er takt och att börja arbeta efter dem.



3. Delegera direkt. Ju tidigare du inser att din huvudsakliga roll nu är en generalistroll (kanske till skillnad från en tidigare specialistroll?) desto bättre och snabbare resultat kommer du och din grupp att visa. Du har nu troligen ett team av specialister till ditt förfogande och som är din uppgift att leda rätt. För du ska ha en chans att ansvara för att din grupp levererar förväntade resultat så är det mycket viktigt att du inte hamnar i fällan att göra allt själv. Undvik detaljerna och se till helheten och målen!



4. Skaffa dig ett bollplank. Som nybliven chef kommer du med jämna mellanrum att hamna i situationer där svåra frågor ska lösas. Frågor som för de flesta (även erfarna chefer) kan kännas ovana, obekväma och som det inte behöver finnas självklara svar på. Se till att ha en mer erfaren chef, en coach eller en mentor i din närhet. En person som du kan diskutera och jämföra problem med och söka eget stöd i situationer som känns svåra och besvärliga.



5. Utnyttja styrkan i ditt team. Som ny chef är det lätt att känna att man själv ska sitta inne med alla svar. Gör inte det! Om du känner att dina medarbetare är krävande och ofta vill ha svar på detaljfrågor så är det vanligen endast ett behov av bekräftelse. De flesta av dem sitter i många fall själva inne på svaret men behöver stöd och uppmuntran i sina egna beslut. Se därför till att dra nytta av din grupps samlade kunskaper och erfarenheter för att ni tillsammans ska fatta de bästa besluten.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om chef och ledarskap kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Ledarskap - Ny som chef

Ledarskap för projektledare

Chef- och Ledarprogrammet

Förändringsledning

Personlig kommunikation

Personlig effektivitet

Fler kurser i ledarskap

Att nå fram med din presentation och ditt tal

Ska du hålla en avgörande presentation eller ett viktigt tal? Behöver du få med dig beslutsfattare på dina idéer eller är det bröllopstalet som lurar i vassen? När vi gör presentationer för saker som vi brinner för (eller om vi till varje pris vill undvika att göra bort oss inför brudparet och alla gäster) så finns det knep att ta till för att lyckas. Att ha bra idéer är nämligen en sak, att få andra personer att hålla med om deras förträfflighet är en helt annan.

Många är vi som har fått stora skälvan av blotta åtanken av att tala inför en okänd grupp människor. Andra stimuleras av utmaningen att få igenom sina tankar och idéer. Oavsett om det rör sig om en företagspresentation, ett viktigt kundmöte eller det berömda bröllopstalet så finns det tips och knep för att få åhörarna på din sida. Med en genomtänkt presentationsteknik och retorik i själva framförandet så kommer du långt. Men först och främst så bör du förbereda ditt tal eller din presentation. Du gör det i fem enkla steg.

1. Sätt upp mål för presentationen. Gör klart för dig själv vad den ska leda till och vad det är som du egentligen vill ha fram med presentationen. Skriv ned! Är det ditt team av medarbetare som du vill informera om kommande aktiviteter så kräver det en form av upplägg. Är det den viktiga kunden som slutligen ska bestämma sig för företagets produkt så krävs en annan. Talet på bröllopet kräver ett tredje. Genom att tydliggöra det resultat som du eftersträvar så får du lättare att hitta rätt disposition.



2. Var en mästare på ditt ämne. De tre viktigaste faktorerna för ett lyckat framförande är förberedelse, förberedelse och förberedelse. Det är först när du kan ditt ämne utan och innan som du har möjlighet att slänga ditt manus och dina stolpar (det både syns och hörs när du läser innantill, tro ingenting annat). Först då kan du slappna av i ditt framförande. Om du känner nervositet kan du då också med en större trygghet luta dig tillbaka mot din förberedelse. Testa gärna din presentation i förväg, det är ett bra sätt att se att den faktiskt fungerar. Pröva den på kollegor, familjemedlemmar eller någon annan som är utanför din direkta målgrupp. Om de förstår och tar till sig ditt budskap så gör definitivt dina blivande åhörare det också.



3. Lär känna din målgrupp. Skaffa dig information om vilka som ska lyssna på din presentation och vilka intressen de har i det som du tänker säga. Genom att ha kännedom om din målgrupp så har du möjlighet att rikta in din presentation till det som de verkligen vill veta (vilket nödvändigtvis inte är samma sak som det du har tänkt säga). Är dina lyssnare en homogen grupp vad gäller intressen och kunskaper och eller skiljer de sig åt? Om de känns väldigt olika så kanske du, om du har möjlighet, kan dela upp gruppen och göra två separata presentationer istället för en?



4. Var intressant. Det kan naturligtvis låta närmast banalt att säga att en talare ska vara intressant. Det låter onekligen som en självklarhet men är lättare sagt än gjort. Avgörande för att lyckas med din presentation är att du hela tiden har i minnet vad dina lyssnare vill ha svar på och varför just du har fått förmånen att tala till dem. Du har förmodligen själv upplevt att tankarna smugit iväg till något annat under någon annans föreläsning eller presentation. Även om vi egentligen tycker att både ämnet och talaren är intressant så minns vi då efteråt väldigt lite utav det som har sagts. Handen på hjärtat, hur många namn kommer du ihåg efter ett mingel med nya bekantskaper? Förklaringen till detta är ett stort informationsflöde i kombination med den mänskliga oförmågan att koncentrera oss på mer än en sak i taget. Vi måste som talare därför klara av den utmanande uppgiften att vara mer intressanta än våra lyssnares egna tankar. Ett enkelt sätt att göra detta är att undvika att komma med alla lösningar själv. Bjud in dina åhörare till diskussion och hör vad de tycker. Genom att skapa engagemang och aktivitet så har du större chans att fånga dina lyssnares uppmärksamhet och skingra deras sidotankar.



5. Vässa din inledning. Lägg krutet på att få till en riktigt bra och vass inledning. Precis som när vi träffar nya personer så avgör det första intrycket hur vi ställer oss till det som presenteras för oss. Inledningen av din presentation är därför ett av de viktigaste verktygen som du har. Tanken är att den ska locka till att vilja höra mer. En gyllene regel är att börja med en sammanfattning av det mest intressanta för att sedan rikta in sig på detaljer. Börja din presentation med de frågor som du känner till att din publik vill ha svar på (detta vet du ju nu eftersom du har gjort din hemläxa och förberett dig). Gå igenom de frågorna på ett övergripande sätt och bryt sedan ned dem i mer precisa frågeställningar. Med en sådan disposition så skapar du både ett igenkännande och ger dina åhörare något att se fram emot under hela presentationen.

----------------------------------------------------------------------------
Mer om presentationsteknik, retorik och kommunikation kan du lära, träna och utveckla i kurserna:

Presentationsteknik och retorik - Kurs i att presentera och övertyga
Personlig kommunikation - Kurs i effektiv kommunikation
Förhandlingsteknik - Kurs i förhandling
Fler kurser i kommunikation

Så skapar du ett effektivt arbetssätt

Många av oss ägnar mycket tid åt att planera, göra saker flera gånger, leta efter information, kontrollera mailen stup i kvarten osv. Ett sådant arbetssätt blir sällan effektivt och vi åstadkommer ett sämre resultat än vad vi är kapabla till.
Men hur gör vi för att undvika de förödande effektivitetsfällorna? Hur får vi effektivitet i vår vardag utan att för den skull skapa en hög stressnivå. Hur hanterar du höga krav på prestation och ändå presterar efter förväntningarna. Här får du några korta och praktiska tips på hur du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.

1. Hantera din utkorg. När vi talar om effektivitet i vårt arbete så fastnar vi ofta i att vi ska hantera vår inkorg. Det vill säga endast läsa inkommande mail en gång och det vid bestämda tidpunkter. Men det är lika viktigt att hantera din utkorg. Genom att försöka att låta varje mail endast innehålla ett enda ärende så blir det lättare både för dig som avsändare och för din mottagare att läsa och att agera efter ditt budskap. Du ger dessutom mottagaren en bättre möjlighet att arkivera mailet på rätt ställe. Har du flera ärenden som du vill förmedla eller ha svar på? Skriv ett mail till!


2. Planera dina insatser efter din dagsform. Vi har alla toppar och bottnar vid tidpunkter när vi presterar olika bra. Genom att ta tag i svåra uppgifter när du känner att din kapacitet är hög så ger du dig själv bättre möjligheter att åstadkomma de resultat som du önskar. Försök på samma sätt ta de lättare uppgifterna när kapaciteten och energin är lägre. På så sätt får du lättare att hålla fokus på dina viktiga uppgifter och undviker att din koncentration åker berg- och dalbana under dagen.


3. Är det viktigt eller bråttom? Fråga dig själv inför varje uppgift om den är viktig eller bråttom. Vi tenderar ofta att fokusera på insatser som vi upplever som både viktiga och bråttom. Detta ger oss sällan det bästa resultatet som går att uppnå eftersom vi är ute i sista stund. Vi kommer dessutom att leva under konstant press och stress. Försök istället att fokusera på de uppgifter som är viktiga men som nödvändigtvis inte behöver vara klara ”igår”. Med sådana uppgifter har du tid att påverka resultatet och därmed uppnå kvalitet i ditt arbete. Ställ dig även frågan om uppgiften egentligen är så viktig som du upplever den. Om uppgiften inte är viktig; skall du göra den över huvudtaget? Vad skulle inträffa om du prioriterar ned den eller inte utför den alls?


4. Skapa utrymme i din kalender. Planera in högst 50-60% av din tid i almanackan. Det är viktigt att kunna lägga undan tid för akuta ärenden, reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt arbete. Om du planerar in en fulltecknad kalender så kommer du snart att utöka din arbetstid till kvällar och helger för att hinna med ”allt det andra”.


5. Vem är med och varför? Var noga med att endast kalla de personer som verkligen behöver vara med på olika möten. Vi bjuder ofta in personer till möten "för säkerhets skull", för att visa oss duktiga, av gammal vana, för att inte såra etc. Att minska onödig mötestid är inte endast ett sätt att skapa effektivitet i ditt eget arbete, det är också att visa respekt för dina medarbetare och deras kalendrar.

----------------------------------------------------------------------------

Mer om effektivitet, planering, prioritering och delegering kan du träna och utveckla i kursen Personlig effektivitet.