måndag 11 februari 2013

Så skapar du ett effektivt arbetssätt

Många av oss ägnar mycket tid åt att planera, göra saker flera gånger, leta efter information, kontrollera mailen stup i kvarten osv. Ett sådant arbetssätt blir sällan effektivt och vi åstadkommer ett sämre resultat än vad vi är kapabla till.
Men hur gör vi för att undvika de förödande effektivitetsfällorna? Hur får vi effektivitet i vår vardag utan att för den skull skapa en hög stressnivå. Hur hanterar du höga krav på prestation och ändå presterar efter förväntningarna. Här får du några korta och praktiska tips på hur du kan skapa effektivitet för dig och dina medarbetare.

  1. Hantera din utkorg. När vi talar om effektivitet i vårt arbete så fastnar vi ofta i att vi ska hantera vår inkorg. Det vill säga endast läsa inkommande mail en gång och det vid bestämda tidpunkter. Men det är lika viktigt att hantera din utkorg. Genom att försöka att låta varje mail endast innehålla ett enda ärende så blir det lättare både för dig som avsändare och för din mottagare att läsa och att agera efter ditt budskap. Du ger dessutom mottagaren en bättre möjlighet att arkivera mailet på rätt ställe. Har du flera ärenden som du vill förmedla eller ha svar på? Skriv ett mail till!

  2. Planera dina insatser efter din dagsform. Vi har alla toppar och bottnar vid tidpunkter när vi presterar olika bra. Genom att ta tag i svåra uppgifter när du känner att din kapacitet är hög så ger du dig själv bättre möjligheter att åstadkomma de resultat som du önskar. Försök på samma sätt ta de lättare uppgifterna när kapaciteten och energin är lägre. På så sätt får du lättare att hålla fokus på dina viktiga uppgifter och undviker att din koncentration åker berg- och dalbana under dagen.

  3. Är det viktigt eller bråttom? Fråga dig själv inför varje uppgift om den är viktig eller bråttom. Vi tenderar ofta att fokusera på insatser som vi upplever som både viktiga och bråttom. Detta ger oss sällan det bästa resultatet som går att uppnå eftersom vi är ute i sista stund. Vi kommer dessutom att leva under konstant press och stress. Försök istället att fokusera på de uppgifter som är viktiga men som nödvändigtvis inte behöver vara klara ”igår”. Med sådana uppgifter har du tid att påverka resultatet och därmed uppnå kvalitet i ditt arbete. Ställ dig även frågan om uppgiften egentligen är så viktig som du upplever den. Om uppgiften inte är viktig; skall du göra den över huvudtaget? Vad skulle inträffa om du prioriterar ned den eller inte utför den alls?

  4. Skapa utrymme i din kalender. Planera in högst 50-60% av din tid i almanackan. Det är viktigt att kunna lägga undan tid för akuta ärenden, reflektion, möten med dig själv och att organisera, planera och prioritera ditt arbete. Om du planerar in en fulltecknad kalender så kommer du snart att utöka din arbetstid till kvällar och helger för att hinna med ”allt det andra”.

  5. Vem är med och varför? Var noga med att endast kalla de personer som verkligen behöver vara med på olika möten. Vi bjuder ofta in personer till möten "för säkerhets skull", för att visa oss duktiga, av gammal vana, för att inte såra etc. Att minska onödig mötestid är inte endast ett sätt att skapa effektivitet i ditt eget arbete, det är också att visa respekt för dina medarbetare och deras kalendrar.
----------------------------------------------------------------------------

Mer om effektivitet, planering, prioritering och delegering kan du träna och utveckla i kursen Personlig effektivitet.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar