Tips för ett bättre Ledarskap och en framgångsrik Projektledning: Så ger du dig rätt förutsättningar i ditt projekt

Projekt som arbetsform är bra då du behöver få komplexa uppgifter utförda och behöver nå rätt resultat, till rätt kostnad och i rätt tid. Dessa tre hörnstenar ligger som grund för alla projekt. Och det är du som projektledare som har till uppgift att uppfylla dem. Men hur gör vi i praktiken? Till en början med så behöver vi ha rätt grundförutsättningar för att driva våra projekt.

För att du ska ha en rimlig chans att leda dina projekt i mål så är det viktigt att förutsättningarna är de rätta. Otydliga roller, nedprioriterade uppgifter och oklara målsättningar får automatiskt negativa effekter på projektets resultat. Du får här några praktiska tips på hur du, genom en effektiv och genomtänkt projektledning, ger ditt projekt bästa möjliga start.

Brinn för ditt uppdrag. Bara för att du blir tillfrågad om att leda ett projekt så är det inte självklart att du behöver tacka ja. Du kanske har kunskaper, prioriteringar eller intressen som gör att det finns andra personer som är bättre lämpade för uppgiften. Fundera i förväg igenom vad som ger dig stimulans i uppdraget och varför just du är den som är bäst lämpad för att leda just detta projekt. Ställ frågor till din beställare om vilka förväntningar, krav och målsättningar som gäller för projektet och hur hen ser på din roll.

Få med projektets intressenter. Alla projekt har ett antal olika intressenter och oftast är de fler än de vi direkt kommer att tänka på. Fundera i förväg igenom vilka dessa är och vilket intresse de har i det resultat som ditt projekt ska uppnå. Vem och vilka berörs av ditt projekt? Vem ska bidra med resurser och vem ska ta emot resultatet av projektet? Vem är beställare och vem kan bidra med specialkunskaper? Identifiera alla intressenter i förväg innan projektet startar och se till att de är informerade och delaktiga i projektets planer och målsättningar. Om de inte visar tillräckligt intresse så är det din uppgift att marknadsföra projektet så att även de brinner för det önskade resultatet. Se därefter till att hålla projektets intressenter informerade under projektets gång. Har du intressenterna med dig från början så har du kommit en bra bit på väg mot ett framgångsrikt genomförande av projektet.

Tydliggör ditt mandat och din roll. En av de vanligaste fallgroparna inom projektledning är att roller och mandat inte är tillräckligt tydliga. Som projektledare bör du innan du tackar ja till uppdraget förankra och klargöra ditt mandat med beställaren. Se till att samtidigt ställa krav på delaktighet från styrgrupp, beställare och resursägare. Det är deras uppgift att ge dig de rätta förutsättningarna för att få projektet i mål. Återkoppla ofta till dem under projektets gång och för en tät dialog. Om du har rollen som projektmedlem så är det projektledaren du främst ska klargöra din uppgift och ditt mandat med. Är spelreglerna tydligt satta från första början så undviker du onödiga missförstånd och ni kan skapa en enhetlig, realistisk och relevant målbild.

Svetsa samman gruppen. En av de saker som gör projektet unikt som arbetsform är dess tillfälliga karaktär. På kort tid ska nya människor fungera tillsammans och ofta fatta svåra beslut. Vid längre projekt finns även en isoleringsrisk där projektmedlemmarna tenderar att tappa kontakten med övriga organisationen. Det är därför viktigt att skapa en "vi-anda" i gruppen. Se till att ni tar fram gemensamma målsättningar och har en tydlig rollfördelning. Formulera era egna och projektets mål tillsammans, planera en kick-off, gör "lära känna-övningar", ifrågasätt om du inte förstår eller om du inte håller med, arbeta aktivt med er interna kommunikation etc. När du har den starka projektgruppen i ryggen så kan du sedan marknadsföra projektet gentemot övriga organisationen och har lättare att skapa ett positivt intresse för projektets målsättningar.

Håll kaoset i ordning. Att arbeta i projekt innebär alltid att i mindre eller större utsträckning arbeta i ständigt kaos. Nya förväntningar och krav kommer från olika håll. Brist på resurser påverkar din planering och projektets tidsmål. Nya prioriteringar och direktiv uppstår lätt och intresset från intressenter förändras över tiden. Det är också vanligt att projektgruppen förändras allt efter det att projektet når nya faser. Allt detta är projektets vardag och ska vara så. Men ju mer förberedd du är på förändringarna och ju bättre struktur du har i kaoset, desto lättare har du att anpassa dig efter dem. Arbeta därför aktivt med flexibla planer, anpassad kommunikation och löpande uppföljning. Som projektledare är det viktigt att skapa struktur i projektet utan att förlora sig i detaljer.